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员工档案该如何整理才科学?

  一般按员工所以在班组归类,主要整理信息包括:

  姓名、性别、出生年月、民族、婚姻情况、学历、毕业院校、专业、职称、家庭住址、联系电话、身份证号码、教育和培训情况、工作经历、家庭状况(父母、配偶、子女姓名工作单位)等等,还有部门、职务、以及进公司的时间等。员工档案该如何整理才科学? 

  可以按照以下方式进行整理,仅供参考:

  一、企业职工档案的内容和分类

  ★第一类:履历材料

  职工履历表,简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表

  1.履历表(书),简历表;

  2.职工,教员,军人(包括入伍,退伍)学生等各类人员登记表;

  4.更改姓名材料;

  5.就业登记申请书;

  6.委托存档登记表(寄存人事档案登记表);

  7.失业转就业育龄人员婚育情况登记表.

  ★第二类

  自传材料

  工作经历

  思想发展性质的自传

  其它属于自传性质的材料

  凡是本人书写的叙述本人经历,思想变化过程,家庭情况,社会关系等内容的材料,属于自传材料.

  ★第三类

  鉴定,考核,考察材料

  职工鉴定,调动,考核,民主评议等内容的考察材料,登记表

  1.鉴定表(含自我鉴定);

  2.组织正式出具的职工表现材料;

  3.考核登记表.

  ★第四类

  学历,培训和评定岗位技术(技能)材料

  学历,学位,毕业生登记表,培训结业登记表,成绩登记表及毕业鉴定,证明材料;

  晋升专业技术职务(职称)审批表,聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书;

  职工创造发明,科研成果,专利,著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录.

  ★第五类

  政审材料

  审查职工政治历史情况的调查报告,审查结论,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或说明情况的材料,主要证明材料;

  甄别,复查结论(意见,决定),调查报告,批复及有关的依据材料;

  入党,入团,参军,出国等政审材料;

  更改职工的民族,年龄,国籍,入党,入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料.

  ★第六类

  参加中国共产党,共青团及民主党派的材料

  中国共产党入党志愿书,入党申请书和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定,组织审查意见及所依据的材料;

  民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;

  中国共产主义青年团入团志愿书,申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料.

  ★第七类

  奖励材料

  各种先进人物登记表

  先进模范事迹

  嘉奖,通报表扬等材料

  ★第八类

  处分材料

  处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查,交待材料;

  通报批评材料;

  甄别,复查报告,决定,上级批复及本人意见;

  公安机关和纪检部门处理违纪违法材料;

  法院审判工作形成的判决书.

  ★第九类

  劳动关系和工资,待遇审批材料

  工资级别登记表,职务工资变动登记表,调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;

  招用职工登记表,任免呈报表,录用和聘用(续聘)审批表,劳动合同,终止或解除劳动合同报告书,解聘,辞退材料;

  保险福利待遇(失业,养老,医疗,生育,工伤,住房公积金)的审批表,再就业材料;

  从事特殊工种工作登记卡,企业职工参加工作时间及连续工龄核定表,计划生育审批表;

  退(离)休审批表;

  复员退伍,转业审批表;

  大中专院校毕业生派遣证;

  工作调动介绍信

  出国,出境人员审批表;

  党代会,人代会,政协会议,工青妇等群众团体代表会,民主党派代表会代表登记表.

  ★第十类

  其他可供组织参考的材料

  招工,参军,参加工作,毕业生,工作调动等所做的体检表,有残疾的体检表,残疾等级材料;

  非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书;个人诚信材料等.

  二、归档要求

  完整,齐全,准确,手续完备

  注:

  归档文件的书写和制作材料应能耐久保存,原则上统一使用十六开规格办公用纸;(185×260)

  保证书写质量,字迹要端正,清晰,书写材料一般应使用碳素墨水,不得使用铅笔,圆珠笔,红色墨水,纯蓝墨水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料

  三、鉴别

  1,判定归档文件是否属于某一立卷对象的职工档案或是否属于应归入职工档案的内容,对不属于职工档案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理;

  2,判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案;

  3,审查材料是否齐全,完整,对不完整,来源和时间不明的材料,应查清注明后再归档;凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;

  政审材料一般应具备审查结论,调查报告,上级批复,主要证明材料,本人的交待等.

  处分材料一般应具备处分决定(包括免以处分的决定),调查报告,上级批复,个人对处分的意见等.以上材料属于成套的,必须齐全.

  4,审查材料是否手续完备,须经企业审查盖章或本人签字的,应在签字盖章后归档;

  审查结论,处分决定,组织鉴定,民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面.

  任免呈报表须注明任免职务的批准机关,批准时间和文号.

  出国出境审批表,须注明出去的任务,目的及出去与返回的时间.

  5,鉴别时,发现档案中缺少有关材料,应及时进行登记并收集补充.

  四、组件

  原则:

  每份文件为一件

  注:

  正文与定稿为一件,正文在前

  正件与附件为一件,正件在前

  原件与复制件为一件,复制件在前

  原件与转发件为一件,转发件在前

  五、排序

  1,按归档文件形成时间排序

  第一类

  (履历)

  第二类

  (自传)

  第三类(鉴定考核考察)

  第四类(评定岗位技能和学历材料)第七类(奖励)

  第九类(招用等)

  第十类(其他)

  2,按归档文件内容的主次关系进行排序

  第五类(政审)

  第八类(处分)

  注:材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等.

  3,第六类

  排列顺序为:按入团,入党,入民主党派排

  入团志愿书应排在入团的其它材料之前

  入党志愿书应排在入党的其它材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序.

  4,第九类

  材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序.

  按材料性质相对集中排序的方法是:

  工资情况的材料

  录用,任免材料

  保险福利待遇材料

  出国,出境材料

  每种材料再根据形成材料的时间顺序排列

  六、修整装订

  总要求:

  ·以件为单位16开(185×260)

  ·装订应结实,整齐,不掉页,不倒页,不压字,不损坏文件,不妨碍阅读

  (一)对超出16开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠.折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠,竖折叠,横竖交叉或梯形折叠等办法.折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字,照片不得损坏,便于展开阅读.

  (二)对破损,卷角,折皱和小于16开规格的档案材料,要进行裱糊.裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶水必须能防虫蚀,不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤.

  (三)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字,不损害材料内容.

  (四)拆除档案材料上的大头针,曲别针,订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料.

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