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电子档案信息的特点与安全需求特点?

  电子档案信息除具有流动性、共享性等信息通性外,还具有鲜明的本源性,与其他非档案信息的根本区别。尽管档案界对电子档案的原始性众说纷纭,但电子档案的原始性和真实性保障在后续的保管和利用过程中容易受到各方面的威胁。

  联系性特征。电子档案是以文件单体的形式陆续形成的,而以文件组合体的形式持久地存在和运动,因此,电子档案信息具有明显的联系性,表现为来源、时间、内容和形式四方面的联系,这种联系性,使电子档案信息为人们历史地,全面地研究事物发展的规律性,以及为多方面的信息需求提供了优越的条件。这种联系性,使电子档案信息为人们历史地,全面地研究事物发展的规律性,以及为多方面的信息需求提供了优越的条件。

  分散性特征。与电子档案信息的联系性特点相对的是电子档案信息的非系统性,分散性。这表现在宏观上,电子档案形成者数量众多,类型多样,层次不一,职能和活动的内容千差万别,档案形成者的这种广泛性和分散性决定了电子档案信息内容的广泛性和分散性微观上。由于电子档案形成者的社会活动的过程性、阶段性特点,有关形成者某一活动的电子档案在时间上被分割,在内容上被分散,在整体上变得零散,杂乱。另外,由于电子文件数量急剧增长,导致电子文件数量失控,质量下降,电子档案中掺杂了大量的没有价值或价值很小的电子文件,从而加剧了电子档案信息的分散性。

  社会性特征。电子档案是人类社会的产物,具有广泛的社会性,主要表现在首先,档案的形成者具有广泛性其次,档案的内容具有广泛性再次,电子档案对整个社会具有长远的历史价值最后,电子档案管理系统受社会大环境,电子档案信息的这种社会性使得档案工作具有广泛,坚实的社会基础,既有巨大的社会力量来源,又能产生巨大的社会效应。

  电子档案信息作为新生事物,除具有以上档案信息的基本特征外,还具有以下区别于传统档案信息的特点'`,如对软硬件系统的依赖性我们知道,有别于传统档案信息以人工可识别的记录符号直接记录于纸张等载体上。电子档案信息是以数字编码的形式记录于电子载体上,有时为了安全保密等因素的考虑还往往进行压缩编码、加密等处理,人的肉眼根本无法识读,即是在高倍显微镜下也只能看见记录的痕迹而无法读懂它们的含义。

  适度保护的原则。适度保护原则指的是电子档案信息在其失去了价值之前必须被保护,它们被保护的程度与它们的价值是一致的。适度保护原则也可以理解成是多级保护原则,即对不同价值的电子档案信息采取不同强度的保护措施。在海量的电子档案信息中,我们无论从人力,物力还是财力上都无法做到对所有的信息都采取最强的保护,实际上也没有这个必要。我们所要做的就是对众多的信息进行分类分级整理,让它们在电子档案信息安全保障体系中找到各自的位置。

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