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关于电子档案的相关概念

  在 论 述 电 子 档 案 概 念 之 前 ,我们 不 得 不 提 起 与 之 紧 密 相 关 的 另外 一 个 名 词 — — 电 子 文 件 。在 这 里 我 们 可 以 把 电 子 档 案 作 为 电 子 文件 的 终 极 归 宿 , 也 就 是 最 后 归 入 档 案 部门 管 理 的 那 部 分 电 子 文 件 ,两者具有同源性。

  1、电子文件

  根 据 我 国2003年 颁 布 的 《 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 》 (GB/T18894-2002), 电 子 文 件 (Electronic Records)指在 数 字 设 备 及 环 境 中生 成 ,以 数 码 形 式 存 储 于 磁 带 、磁 盘 、光 盘 等 载 体 ,依 赖 计 算 机 等数 字 设 备 阅 读 、处 理 ,并 可 在 通 信 网 络上 传 送 的 文 件 。通 过 电 子 文件 的 定 义 , 我 们 可 以 看 出 电 子 文 件 有 两 大 主 要 特 征: 一 是 电 子 文件 是 由 电 子 计 算 机 生 成 和 处 理 ,其 信 息 以 二 进 制 数 字 代 码 记 录 和 表示 , 因 此 亦 可 称 为 “ 数 字 文 件 ” (Digital Records)。

  这 是 电 子 文 件与 以 往 其 他 形 式 载 体 文 件 的 基 本 区 别 ,也 是 电 子 文 件 与 其 他 数 字 信息 与 其 他 数 字 信 息 的 共 同 点 。二 是 电 子文 件 是 文 件 的 一 种 类 型 ,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力。

  与安全管理相关的重要特性有:

  (1)电子文件信息与载体的相分离性

  电 子 文 件 的 存 放 位 置 不 是 固 定 的 ,而 是 可 以 变 化 的 ,可 以 通 过网 络 在 不 同 的 计 算 机 之 间 相 互 传 递 ,也 可 以 在 不 同 的 载 体 之 间 相 互复 制 ,而 内 容 却 不 发 生 任 何 变 化 ,信 号 形 态 也 无 任 何 变 化 ,很 难 像纸 质 文 件 那 样 确 定 哪 个 是 原 件 。

  (2)信息形态的数字化、与非人工识读性

  电 子 文 件 是 在 计 算 机 中 产 生 和 处 理 的 , 其 信 息 形 态 是 数 字 化的 。在 计 算 机 内 部 ,无 论 是 传 输 还 是 运算 、存 储 等 处 理 ,电 子 文 件均 是 以 数 字 编 码 的 形 式 存 在 的 。对 于 这 种 经 过 复 杂 编 码 的 信 息 人 工是 无 法 破 译 它 的 含 义 的 ,只 有通 过 计 算 机 特 有 的 程 序 解 码 。我 们 保 存 的 电 子 文 件 必 须 是 可 存 取 的 、可 用 的 、可 理 解 的 ,这就 迫 使 文 件 保 存 部 门 不 得 不 配 置 必 要 的读 取 、显 示 的 软 硬 件 技 术 设备 和 保 存 相 关 参 数 ,从 而 增 加 了 文 件 保管 部 门 工 作 的 困 难 性 、复 杂性。

  (3)对设备的依赖性

  对 于 以 往 实 体 状 态 的 文 件 、档 案 ,管 理 人 员 靠 眼 看 、手 翻 来 分类 、 排 架 、 调 阅 。 人 对 文 件 的 驾 驭 能 力是 不 用 怀 疑 的 , 长 久 以 来 ,人 工 管 理 是 文 件 、档 案 管 理 的基 本 方 式 。而 对 于 电 子 文 件 ,人 的 能力 就 相 形 见 绌 了 ,没 有 计 算 机 就 无 法 对之 实 施 管 理 ,电 子 文 件 需 要依 赖 于 计 算 机 系 统 ,包 括 计 算 机 硬 件 、操 作 系 统 和 软 件 而 具 有 生 命力 和 发 挥 作 用 。从 文 件 的 制 作 、处 理 ,以 至 归 档 后 的 全 部 管 理 活 动都 必 须 借 助 于 计 算 机 系 统 才 能 实 现 。离 开 了 计 算 机 系 统 ,人 既 无 法识读。

  系 统 依 赖 性 的 另 一 个 含 义 是 ,不 兼 容 的 计 算 机 和 应 用 软 件 生 成的 文 件 在 交 换 使 用 时 会 遇 到 很 大 困 难 。当 生 成 一 份 文 件 的 软 件 、运行 该 软 件 的 操 作 系 统 和 硬 件 更 新 换 代 以至 与 原 系 统 不 兼 容 时 ,我 们需 要 保 存 原 来 的 系 统 ,或 者 适应 新 系 统 做 一 系 列 的 转 换 工 作 才 能 确 保 正 常 运 行。

  (4)信息的可变性

  造 成 信 息 可 变 性 的 原 因 有 很 多 。首先 ,计 算 机 系 统 中 信 息 的 相对 独 立 性 以 及 计 算 机 环 境 本 身 的 特 点 使得 对 系 统 中 信 息 的 增 删 、更改 和 重 新 编 辑 都 变 得 十 分 容 易 ,而 且 修 改 之 后 可 以 立 即 形 成 一 份 新8的 文 件 且 看 不 出 改 动 过 的 痕 迹 。 但 是 原 记 录 保 存 的 信 息 就 彻 底 丧失 ,变 成 记 录 新 信 息 的 新 电 子 文 件 。另 一 方 面 ,由 于 电 子 载 体 的 可重 复 利 用 性 , 系 统 操 作 人 员 在 整 理 或 转 换 磁 盘 (磁 带 )时 往 往 把 那些 认 为 不 再 有 用 的 信 息 删 除 掉 。此 外 ,计 算 机 系 统 中 的 静 态 文 档 已大 量 被 动 态 文 档 所 取 代 , 而 动 态 文 档 中 的 数 据 不 断 地 被 更 新 或 补充 ,以 反 映 最 新 的 情 况 。如 果 未 做 备 份 ,数 据 一 旦 被 修 改 ,毫 无 痕 迹。

  (5)载体材料和信息技术的不稳定性

  到 目 前 为 止 , 电 子 文 件 存 储 介 质 的 物 理 寿 命 (保 证 存 储 的 数 据不 丢 失 的 时 间 )还 远 远 比 不 上 纸 张 。 因 为 电 子 文 件 载 体 材 料 处 于 活性 状 态 ,既 易 变 化 ,又 易 损 坏 。记 录 文 件 的 载 体 易 于 损 毁 是 显 而 易见 的 ,材 料 的 氧 化 和 变 质 、磁 场 的 影 响 等 都 很 容 易 破 坏 甚 至 抹 去 电子 文 件 介 质 上 存 储 的 数 据 ,还 有 光 盘 的 物 理 尺 寸 变 形 问 题 ,它 稍 微变 形 信 息 就 不 易 读 出 ,甚 至 丧 失 。而 且 存 储 介 质 也 在 不 断 地 更 新 换代 ,我 们 有 理 由 预 见 ,不 久 的 将 来 还 会 有 新 的 存 储 介 质 出 现 。随 之更 新 的 计 算 机 逐 渐 对 老 式 存 储 介 质 不 再兼 容 ,这 就 要 求 人 们 将 原 存储 介 质 上 的 东 西 转 换 到 新 型 存储 介 质 上 , 以 保 证 文 件 的 可 访 问 性 。

  2、电子档案的重要特性

  电 子 档 案 除 了 具 有 电 子 文 件 的 特 性 之 外 ,相对 于 传 统 的 纸 质 或多媒体档案而言,电子档案具有一些其他鲜明的特性。

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