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档案管理部门如何实现公民的控制权?

  尊重公民作为信息主体的地位,充分实现公民的控制权

  公民本人才是人事档案中个人信息对应的主体,档案管理部门的每一个处理行为都可能会影响到公民本人的权利和利益。因此,公民作为信息主体的地位理应得到尊重,档案管理部门的处理行为理应在公民本人的控制下进行。在某些地区未经人事档案主体授权的人查看他人的人事档案是违法的,执法人员也不例外,这才是对公民个人信息权利的充分尊重和保护。当然,如果人事档案个人信息处理的每个处理步骤都征求公民个人同意,档案管理部门的工作就太过繁琐。这种同意权可以通过法律的规定概括授予档案处理者,同时公民本人保留在档案处理者不当处理时提出异议的权利。

  档案管理部门应当保证公民本人有效参与。其人事档案中个人信息被处理的全过程该条实际上还是要打破传统人事档案管理的封闭性,就是通过立法设置一定的制度,让公民有效参与到人事档案中个人信息的形成、收集、存储和利用等处理行为中。保证公民作为信息主体的地位,预防不当处理行为的发生。

  公民如果认为其人事档案中的个人信息有缺失或讹误,有权要求档案管理部门予以补充、修改或删除这是控制权中非常重要的一项内容。公民通过该项权利能够在发现个人信息被不当处理时,自主地采取措施直接加以弥补,保证个人信息的完整性和准确性。当公民本人需要使用其人事档案中的个人信息时,档案管理部门应当在保证档案信息安全的前提下向公民本人提供人事档案中收集了大量的个人信息,这是非常重要的资源和财富。在不影响国家、集体和他人利益的情况下,允许公民使用其人事档案中的个人信息,无疑可以为公民带来很大的便利,同时也可以提高档案信息的利用效率,避免巨大的资源浪费。

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