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人事档案的概念及与个人信息的关系

  (一)人事档案概念的界定

  档案是历史最原始的记录,也是宝贵的信息资源。一般情况下,档案有三种定义:第一种定义是指实物意义上的档案形式,如纸张、光盘等,有原件与复制件之别;第二种定义是指前述实物形式记录的信息;第三种定义是指前两者相结合,即形式与内容相结合意义上的档案,这是使用最多的一种定义。根据《中华人民共和国档案法》第二条规定:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”

  该法条中的档案定义实际上是采用了第三种定义。在各种档案中,与我们普通公民关系最密切的无疑要属人事档案,因为它是以个人为单位建立的,反映的完全是个人的历史和现状。从国际上看,人事档案基本上是指国家机构和社会组织在人事活动中形成的,记述和反映个人经历、德才水平和工作表现的,以个人为单位集中保存的文字、表格及其他各种形式的原始记录。可以说,人事档案一般是各个国家公共人事管理的微观化反映,是个人作为公民的历史与现实的浓缩记录。

  而我国的人事档案因为深受特殊的历史和政治经济背景影响,相对于其他国家更为复杂。个人档案是记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位整理、集中保存,主要有干部档案、工人档案和学生档案三种。大同小异,概括下来有以下几个要点:一是由党和国家机关或其他社会组织在人事管理活动中形成;二是记述个人的经历表现、德才能绩等方面内容;三是已经处理完毕且具有保存价值;四是以个人为单位归档保存;结合以上的情况,小编认为我国的人事档案就是指党和国家机关以及其他企、事业单位在人事活动中形成的,记述和反映特定身份公民的经历、德才水平和工作表现的。以个人为单位集中保存的文字、表格及其他各种形式的原始个人信息记录,按照个人身份分为干部档案、企业职工档案和学生档案三类。因为我国目前还没有人事档案领域的统一立法,因此目前还没有一个严格、全面、正式的人事档案的法律概念,还有待学者和国家立法部门在未来予以明确界定。

  (二)人事档案与个人信息的关系

  根据上文对人事档案的定义可以看出,人事档案与个人信息存在着极为密切的联系。撇开人事档案的形式来看,人事档案就是国家等在人事管理活动中形成并集中管理的部分个人信息。也可以说,人事档案就是依特定目的而收集的并以一定方式编排的个人信息的集合。如果兼顾到人事档案的形式意义,还可以说人事档案是个人信息的重要载体。

  由此可见我国人事档案中包含了大量的个人信息,并不局限于人力资源管理所需的德能才绩方面的个人信息,还渗透到了公民个人的家庭生活、社会关系等方方面面,收集和保存的个人信息范围极为广泛,根据这些个人信息完全能够清晰地“定位”和识别特定的公民个人。可见,我国的人事档案涵盖了公民多方面的个人信息,二者的关系极为密切。

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